ファイル共有｜チャットワークの無料プランはストレージに注意！

大切なデータファイルを送付する時、まだメール添付を使用していませんか？メール添付には容量の制限もあり、送付のミスも発生しやすいことから、セキュリティ面においては万全とは言えません。

そんな時はチャットワークを利用してファイル送信を行いましょう。

チャットワークではメッセージの投稿と共にデータファイルを送信することができるので、受取人のミスがなく確実にファイルを送信することができます。
また、チャットワークはセキュリティにおいては万全の体制を敷いており、重要な機密データのやりとりも安心して行うことが可能です。

今回は、チャットワークで行うファイル送信について詳しく解説します。

チャットワークで送れるファイルは？

まず、チャットワークで送ることが可能なデータファイルについて確認しておきましょう。

チャットワークで使用できるストレージ量は？

チャットワークでは利用プランにより使用できるストレージ容量に制限があります。

ビジネスプランおよびエンタープライズプランでは、１ユーザーにつき10GBの容量が割り当てられ、割り当てられた容量は一人のユーザーが全て使用することも可能です。
例えば、５ユーザーで契約している場合は、全員で50GBのストレージ容量を分け合って使用することとなります。

チャットワークのプランについてのさらに詳しい解説については、以下の記事を参考にしてください。

ストレージ使用量の確認方法

すでにファイルをいくつかチャットワークにアップロードしている場合は、現在のストレージ容量を確認しておきましょう。
ストレージ使用量を確認するには、チャットワークのトップ画面上部にある、ファイル管理をクリックします。

こちらで、これまでにアップロードしたデータファイルや、使用している容量を確認することが可能です。

チャットワークでファイルを共有する方法

チャットワークで、ファイルを共有する方法は２つあります。

まずチャットルームに入り、メッセージ入力欄に共有したいデータファイルをフォルダからドラッグ＆ドロップしましょう。
『このエリアにドロップしてください』というフィールドが表示されるので、エリアに対してドロップを行います。

また、この時20個までの複数ファイルを一度に送信することも可能です。

また、送信ボタンからもデータファイルの共有は可能です。
メッセージ欄の上にあるクリップボタンをクリックします。フォルダが開くので、共有したいファイルを選択し開くをクリックしてください。

ファイルを開いた後のデータファイルの選択方法は、お使いのOSや使用環境によって異なります。

ファイルをダウンロードする方法は？

アップロードされたデータファイルをダウンロードするには、リンクをクリックするか、プレビューを表示してからダウンロードをクリックします。

ファイルを削除する方法は？

すでにアップロードしたファイルを削除するには、トップページにてファイル管理を開きます。

これまでにアップロードしたファイルの一覧が表示されるので、削除したいファイルにカーソルを合わせゴミ箱ボタンをクリックします。もしくは右半分に表示される、ファイルの詳細画面でも削除可能です。
一括で複数のファイルを削除する場合は、削除したいファイルのチェックボックスにチェックをいれ、ゴミ箱アイコンをクリックしましょう。

チャットワークでデータファイルを共有する方法のまとめ

チャットワークでのデータファイルのやりとりは、直感的に行うことができ非常に簡単です。またメール添付と違い、確実に相手が受け取ったことをすぐに確認できるため、安心感も高くセキュリティにも問題がありません。

使用できるストレージ容量は、利用しているプランによって大きく異なるため、ファイルの使用量には十分に注意しましょう。特に動画ファイルや画像ファイルを頻繁にやりとりしていると、すぐに容量が圧迫されてしまいます。

このような場合は、チャットワークの有料プランへのアップグレードを考慮するか、別のストレージサービスのリンクを共有することで解決することができます。
また、共有してから日付が経過したファイルや、すでに必要ないファイルを削除することによって、容量を空けることも可能です。

お使いの環境に合わせて、上手にチャットワークのファイル共有機能を使用し、業務の効率化を図りましょう！