Chatwork Chatwork応用編

チャットワークのメッセージ探し方と長期保存やおすすめ管理方法

2021年1月12日

https://ishikawa-blog.com

ビジネスで使うことが多いチャットワーク。チャットワークでの大切なメッセージは、いつでもすぐに再確認できるようにしておきたいですよね。

しかし、チャットワークのメッセージログは、一列のみの表示に固定されています。そのため、特にグループチャットでは、大切なメッセージもすぐにスレッド内に埋もれてしまいます。
後から見直そうと思っていたメッセージが見つからないと、時間のロスにもつながり、業務の効率も大幅に下がってしまいますね。

今回は、後から再確認したい重要メッセージを無くさないよう、チャットワークでメッセージを保存と管理する4つのテクニックをご紹介します!

チャットワークにピン留め&ブックマーク機能はある?

他のチャットツールでよく標準装備されているのは、『メッセージピン留め機能』や『ブックマーク機能』です。これは、後から再確認したいメッセージを、スレッドにピン付したり、ブックマークに登録する機能となります。
チャットツールの代表格である『Slack』にはこの機能が備わっており、Slackユーザーには特に多用されている機能のひとつです。

Slackでのメッセージ保存機能について、さらに知りたい方は、下の記事を参考にしてください。

参考
Slackのメッセージやファイルなど共有や管理に便利な機能3選

Slackを使っていると、時々過去のメッセージを振り返りたい時や取引先のエビデン ...

続きを見る

それでは、チャットワークにはこのような機能は装備されているのでしょうか?

結論としてはチャットワークには、類似の機能は標準装備されていません
そのため、ユーザーがチャットワークに常に備わっている別の機能を駆使して、メッセージの保管保存管理を行う必要があります。

注意ポイント

ピン留め』機能はチャットワークにも標準装備されています
しかし、チャットワークのピン留め機能は、メッセージを固定する機能ではなく、『特定のチャットルームを固定する機能』であるため、混同しないように注意しましょう。

大事なメッセージを見逃さないための4つの方法

それでは、チャットワークで大事なメッセージを『保存』するためのテクニックを4つ紹介します。
全ての方法にメリット・デメリットがあるため、ご自身の環境にあった方法を活用してください!

チャットワークでメッセージを保存する4つのテクニック

  • チャットルームをピン留めしておく
  • 未読に変更する
  • タスクに入れる
  • ブックマーク用の専用グループチャットを作成する

チャットルームをピン留めしておく

まずはチャットルームをピン留めしておく機能を活用しましょう。
特定のプロジェクトの進行中など、特に重要な案件を含むチャットルームは『ピン留め』を行い、常に上部に表示されるようにしておくと良いでしょう。

チャットワーク ピン

ピン留めの方法はとても簡単です。
ピン留めしたいチャットルームにカーソルを合わせ、右側に表示される『ピンマーク』をクリックしてください。

チャットワーク ピン

ピン留めをしたチャットルームは、チャットルーム一覧の上部に常に固定表示されます。

注意ポイント

ピン留めしたチャットルームの順番は、ユーザーが任意に変えることはできません。
そのため、上部に表示させる必要のないチャットルームは、ピンを外しておきましょう。

未読にしておく

外出先でメッセージを受け取り、帰社後にパソコンで再確認したい場合などは、メッセージを未読に変更しておきましょう。

メッセージを未読にするには、未読にしたいメッセージにカーソルを合わせ、表示されるメニューバーの一番右『』をクリックし、未読を選択します。

チャットワーク 未読

未読を含むチャットルームは、チャットルーム一覧の上部から全てのチャット未読があるチャットを選択して、ソート表示することが可能です。

チャットワーク 未読

注意点としては、チャットワークでは未読に設定したメッセージ以下の全てが、未読と設定されてしまうことです。ひとつのチャットルームに複数の未読を付けたい場合などでも、個別の設定は行うことができません。
また、グループチャットでは未読に設定する事は行うことができませんので注意しましょう。

チャットワーク 未読

注意ポイント

チャットワークで長く続いている不具合の一つに『特定の条件で未読が既読にならない』というものがあります。たびたびアップデートにて修正が行われていますが、2020年12月にも同様の不具合を確認しています。

この場合は、チャットルームのピン留めを一度外し、再度ピン留めすることで解消されることがあります。同様の不具合に遭遇した時は、一度この方法を試してみてください。
ただし、この方法でも解消されないことがありますので、その場合は公式に問い合わせを行ってください。

タスクに入れる

タスクに保存するのも、メッセージを保存する方法の一つとなります。タスクに保存することで、スレッドとは別に表示されるので、後からのメッセージ確認が非常にわかりやすくなります。

メッセージをタスクに設定するのは、ワンクリックで完了するため、非常に簡単です。タスク化したいメッセージにカーソルを合わせタスクをクリックしましょう。

チャットワーク タスク

しかし、グループチャットのように多人数が参加するチャットルームでは、タスクの乱立で他の人に迷惑をかけてしまうことがあります。また、タスクを設定&解除する際に、都度メッセージログを流してしまうというのも欠点の一つです。

チャットワークのタスク機能についてのさらに詳しくは、以下の記事をぜひ参考にしてください。

参考
チャットワークでタスクを管理してみよう

チャットワークは、ビジネスに使える便利なチャットツールです。しかし、それだけでは ...

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ブックマーク用の専用グループチャットを作成する

一番、確実でおすすめなのが、こちらの『ブックマーク用の専用グループチャットを作成する』という方法です。
自分専用のグループチャットを作成し、その中に重要メッセージへのリンクもしくは、内容のコピペを行いましょう。また、グループチャットを新規作成したくない場合は、『マイチャット』でも代用可能です。

自分専用のグループチャットを作成するには、まずチャットルーム一覧の上部にある+ボタンをクリックし、グループチャットを作成するを選択します。

チャットワーク ブックマーク

グループチャットの作成画面となりますので、この時に誰も他の人を招待せず、グループチャットを作成してください。
グループチャットのタイトルは、自分がわかりやすい物を付けておくようにしましょう。また招待リンクは念のため、無効にしておきましょう。

チャットワーク ブックマーク

専用チャットルームが作成できたら、保存したいメッセージが投稿された時に、メッセージのコピー&ペーストを行うか、リンクを作成して、こちらに随時投稿していきましょう。

チャットワーク ブックマーク

自分専用のチャットールームのため、気軽にメッセージをタスク化することもできます。

さらにおすすめの方法は?

おすすめの方法はこちら!

  • マイチャットはタスク管理専用
  • 専用グループチャットは、メッセージブックマーク用

タスクと重要メッセージを、2箇所に分けて別に保管することで、より情報が見やすく管理もしやすくなります

ただし専用グループチャットを作成する際は、『無料プランでのグループチャット参加数上限』に注意が必要です。
無料プランでは、グループチャットに参加できる個数は『累計14個』までとなっています。そのため、チャットワークの使用状況によっては、新規でグループチャットを作成できないことがあるかもしれません。
その場合は、マイチャットのみでの管理を行いましょう。

チャットワークの無料プランおよび有料プランについての詳細は、下記の記事にて紹介しています。ぜひ参考にしてください!

参考
チャットワークのプランを比較|無料か有料で悩んだらこれ!

ビジネスチャットツールとして無料から使える人気のチャットワーク。チャットワークに ...

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チャットワークでメッセージを保存する方法のまとめ

今回は、チャットワークで大切なメッセージを保存・管理する4つの方法をご紹介しました。

前述した通り、いずれの方法にも利点・欠点があり、どの方法が一番良いとは一概には述べることはできません。しかし、それぞれの方法を環境に合わせて選択、組み合わせて使用することにより、チャットワークの利便性・効率性は格段にアップします。

また今後のアップデートで、メッセージのブックマーク機能が追加される可能性もあります。その際には、随時詳細を紹介していきますので、ぜひ参考にしてください!

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